POLÍTICA DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

Nuestra Política de Tratamiento de Datos, nace con ocasión al mandato constitucional descrita en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia; el cual indica;

(…) “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas” así mismo los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 cumplimiento a lo establecido de la ley 1581 de 2012 reglamentado parcialmente por la ley 1377 de 2013 LEY DE HABEAS DATA, la cual nos dictó a todas las empresas colombianas, disposiciones generales para la Protección de Datos Personales.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION PERSONAL

BICOMRED S.A.S es una empresa constituida en el año 2012 con registro mercantil de la cámara de comercio de Medellin número 21-461432-12, identificada con número de NIT 900.494.665-1en el desarrollo de su actividad como se describe en el objeto social: La sociedad tendrá por objeto social la prestación de soporte técnico, servicios de asesoría, mantenimiento y comercialización de equipos de instrumentación analítica para laboratorio químico y físico, asimismo como la prestación de servicios informáticos, mantenimiento de redes, equipo de cómputo, equipo de comunicaciones y la comercialización de los mismos., trata estos datos para cumplir con la finalidad de análisis de la información, de clientes, proveedores, gestión laboral, contable y gestión administrativa, cumpliendo con todas las normas legales aplicables al sector de ingeniería. En oportunidades, usamos estos datos, para proporcionar información de carácter institucional y comercial, así como adelantar encuestas sobre la calidad del servicio.

BICOMRED S.A.S. En el desarrollo de su actividad económica principal 3312 Mantenimiento y reparación especializado de maquinaria y equipo y actividad económica secundaria 4659 Comercio al por mayor de otros tipos de maquinaria y equipo n.c.p., siendo una empresa del sector de ingeniería y consultoría técnica especializada, BICOMRED S.A.S. realiza el tratamiento de datos personales conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normativas aplicables en materia de protección de datos personales.

Los datos recolectados de clientes, proveedores, empleados, contratistas y demás titulares son tratados con el fin de:

• Analizar y gestionar información relacionada con las relaciones comerciales y contractuales.
• Ejecutar procesos contables, financieros, administrativos y
• Cumplir obligaciones legales, contractuales y regulatorias propias del
• Evaluar la calidad de nuestros servicios a través de encuestas y mecanismos de retroalimentación.
• Enviar información institucional, técnica o comercial relacionada con los servicios que presta la

BICOMRED S.A.S. garantiza la confidencialidad, seguridad y uso autorizado de los datos personales, aplicando principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, acceso y circulación restringida, conforme a su Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual se encuentra disponible para consulta por parte de los titulares.

DEFINICIONES

A continuación, haremos una recopilación de definiciones establecidas en la ley 1266 de 2008, en la ley 1581 de 2012, y en el decreto 1377 de 2013.

1. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales
2. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada)
5. Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a la información personal comercial, crediticia y financiera de uno o varios titulares, suministrada por el operador, por la fuente, o directamente por el titular de la información.

6. Dato privado; Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
7. Dato público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
8. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en
9. Datos sensibles; Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
10. Encargo del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento
11. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
12. Fuente de información; Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial, de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información
13. Operador de información: Es la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios, bajo los parámetros de la ley 1581 de
14. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
15. Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un

reclamo ante el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento de los datos.

16. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
17. Titular de la información: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

PRINCIPIOS RECTORES

El artículo 4° de la ley 1581 de 2012, contempla, que, para el tratamiento de datos personales, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, se aplicaran de manera armónica e integral los siguientes principios:

1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

2. Principio de finalidad: La finalidad corresponde a las funciones públicas de la Entidad, por lo anterior, tratará datos de carácter personal cuando lo requiera para el desarrollo de sus funciones de carácter privado, obedeciendo a lo reglado por la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Ley 1324 de 2009 y las demás leyes que reglamenten o modifiquen el tratamiento de datos

3. Principio de libertad: Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

4. Principio de veracidad y calidad: Conforme con el artículo 22 del Decreto 1377 de 2013, la información sujeta a tratamiento de base de datos debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y para ser actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

5. Principio de la transparencia: Los titulares de datos personales, tienen derecho de acceso y conocimiento de la información la cual debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, conforme a la Ley 1581 de 2012, reglada por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y a la demás normatividad vigente aplicable para el tratamiento de datos personales.

6. Principio de confidencialidad: se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales, así todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma

TRATAMIENTO DE LA INFORMACION PERSONAL

 La información y los datos personales integrados en las bases de datos del

BICOMRED S.A.S., serán sometidos al siguiente tratamiento:

1. Se registran los datos personales, privados, semiprivados, y sensibles previa autorización del titular de la información.

2. Se almacena en un archivo físico o electrónico.

3. Se utiliza para dar cumplimiento a un mandato legal o

4. La información personal almacenada será actualizada cuando sea necesario, previa autorización de su

5. Se realizan copias de seguridad de las bases de datos, que contiene la información personal objeto del tratamiento.

6. No se comparte con ninguna institución, pública o privada con la cual no tenga elación contractual, excepto aquellos casos determinado por la ley, y para atender cualquier requerimiento de entidades de vigilancia e inspección, como superintendencia de industria y comercio, o aquellos casos donde sea requerido por autoridad judicial.

7. Se suprimirán los datos semiprivados, privados y sensibles una vez haya cumplido la finalidad del tratamiento, y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario conforme al artículo 11 de la ley 1377 de 2013, el Responsable y el Encargado deberán proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

8. No se usan para ninguna otra finalidad diferente a la contenida en la presente política

OBJETIVO DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El BICOMRED S.A.S, acorde a sus políticas y su objeto social, y desde su creación en al año 2012, ha recopilado información de sus clientes, proveedores, colaboradores, manteniendo la confidencialidad y la privacidad de los mismos, acorde a las normas que en materia regulan.

Estos datos han sido recolectados, almacenados, rectificados y en general administrados acorde a las relaciones comerciales, laborales, civiles aplicando las políticas que continuación se describen:

1. BICOMRED S.A.S. mantiene su firme compromiso con la confidencialidad, integridad y seguridad de la información personal de los titulares, de conformidad con su Política de Tratamiento de Datos Personales y la normatividad vigente. Se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para impedir el acceso no autorizado de terceros, así como para evitar la alteración, divulgación o eliminación indebida de los datos personales, salvo en los casos legalmente autorizados por la Ley 1581 de 2012 y demás normas complementarias.

2. BICOMRED S.A.S. solicitará únicamente la información personal que sea estrictamente necesaria para el desarrollo de relaciones de tipo comercial, civil o contractual con el titular de los datos. El tratamiento de dicha información se realizará conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, establecidos en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de

3. El tratamiento de los datos personales requerirá autorización previa, expresa e informada del titular, la cual podrá otorgarse de manera escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó su

4. El titular de la información podrá en cualquier momento solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida dicha supresión. En los casos en que exista una relación vigente que genere obligaciones jurídicas, el tratamiento de la información se mantendrá únicamente por el tiempo y para las finalidades que resulten necesarias, de conformidad con el artículo 9 del Decreto 1377 de

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL ENTREGADA POR SUS TITULARES A BICOMRED S.A.S.,

Finalidades contractuales y laborales

1. Establecer, ejecutar  y   dar   cumplimiento  a relaciones   de           carácter contractual, civil, comercial o laboral con los titulares de los

2. Administrar procesos de facturación, cobranza, pagos, gestión contable y

3. Gestionar solicitudes,  peticiones,   quejas,                reclamos     o                felicitaciones presentadas por los usuarios, clientes o

4. Realizar actividades de verificación, validación y actualización de datos para mantener actualizada la base de información de la entidad.

5. Realizar encuestas de calidad de los servicios prestados a las diferentes empresas y proveedores

DERECHO DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Por disposición expresa de la ley estatutaria 1581 de 2012 el cual se encuentra descrito en el artículo 8°, el titular de la información tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a BICOMRED S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de

3. Ser informado por BICOMRED S.A.S. del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos

4. El titular de la información solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en Ley 1581 de 2012, reglamentado por la Ley 1377 de 2013 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez hayan agotado los requisitos de reclamación o petición ante BICOMRED A.S.,.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de BICOMRED S.A.S. han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES DE BICOMRED S.A.S. EN EL TRAMIENTO DE DATOS PERSONALES

BICOMRED S.A.S., como responsable del tratamiento de los datos personales tiene los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o

5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente

9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del

10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite

13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus

14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los

15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS O RECLAMOS

Las consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales deberán ser presentados directamente por el titular de la información ante BICOMRED S.A.S., quien se reserva el derecho de verificar la identidad del solicitante antes de dar trámite a la petición

1. La solicitud debe estar dirigida a BICOMRED S.A.S. y debe contener los siguientes requisitos:

• Nombre y apellidos del titular de la información.

• Número de identificación del titular de la información.

• Datos de localización del titular de la información.

• Descripción de los hechos que dan lugar a la petición o

• Documentos que soporten los hechos que dan lugar a la petición.

• Indicación del medio a través del cual desea recibir la

• Autorización del titular de la información, cuando se actué a través de un tercero.

• Firma del

• Toda aquella información que se considere conducente con la petición.

2. El BICOMRED A.S., dará respuesta a las peticiones dentro de los términos legales establecidos por la ley 1581 de 2013.

3. Toda consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

4. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RESPONSABLE DE LA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La oficina de atención al cliente de BICOMRED S.A.S. serán los responsables de adelantar todas las acciones encaminadas al tratamiento y manejo de los datos del titular, así mismo atenderá todas las solicitudes a través del correo electrónico sig@bicomred.com, o a través de la línea telefónica 315 8202215 en la dirección principal ubicada en la ciudad de Medellín CR 80 # 39 – 159 OFICINA 411 en el barrio LORENA.

ACTUALIZACION DE INFORMACIÓN PERSONAL DE CLIENTES Y PROVEEDORES DE BICOMRED S.A.S.,

Un usuario, proveedor, cliente y personal relacionado con la empresa puede actualizar sus datos personales a través de los siguientes canales:

1. A través del correo electrónico sig@bicomred.com

2. A través de la línea de atención 315 8202215

De forma física en la ciudad de Medellín en la dirección CR 80 # 39 – 159 OFICINA 411 barrio LORENA.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

A fin de ejercer los derechos de los titulares de la información, conforme los confiere la ley, el afiliado puede hacer su requerimiento de forma escrita y enviarlo a través del correo electrónico sig@bicomred.com donde se le dará respuesta a la solicitud dentro de los termino legales.

Adicionalmente si el titular de la información, desea enviar la solicitud de forma física, la puede direccionar en la ciudad de Medellín, en la CR 80 # 39 – 159 OFICINA 411 barrio LORENA.

Y, por último, el titular de la información puede hacer su requerimiento a través de la línea telefónica de atención al cliente 315 8202215 donde se le recepcionará la petición.

ENTRADA EN VIGENCIA Y PLAZO

BICOMRED S.A.S. se reserva el derecho de actualizar y modificar, la política de tratamiento de la información personal, acorde a las normas legales que en materia regulan. Cualquier cambio, será informado al titular de la información, así como también será publicado en la página web de la institución.

La última revisión y actualización de la presente política de tratamiento de datos personales, fue el día 01 de octubre de 2025.